○北川村住民票の職権消除等に関する事務取扱規程
(平成30年10月1日訓令第9号)
(目的)
第1条　この規程は、住民基本台帳法（昭和42年法律第81号。以下「法」という。）第８条及び住民基本台帳法施行令（昭和42年政令第292号。以下「政令」という。）第12条の規定に基づき、法第７条第７号に規定する住所に現に居住していない者（以下「不現住者」という。）の住民票を職権で消除すること又は記載の修正をすること（以下「職権消除等」という。）に関して必要な事項を定め、もって住民基本台帳の正確な記録を確保することを目的とする。
(実態調査及び調査対象者)
第2条　村長は、職権消除等を行う場合は、あらかじめ法第34条第２項の規定による調査（以下「実態調査」という。）を行うものとする。
2　実態調査の対象となる者（以下「調査対象者」という。）は、次の各号のいずれかに該当する者とする。
(1)　住民基本台帳事務において、住民票記載事項に疑義が生じた者
(2)　他の行政機関（以下「行政機関等」という。）から、住民票記載事項に疑義があり照会又は依頼があった者
(3)　親族又は同居人から、不現住者である旨の申出があった者
(4)　家屋の所有者又は管理人から、不現住者である旨の申出があった者
(5)　近隣の住民等から、不現住者である旨の申出があった者
(6)　その他村長が特に実態調査の必要があると認めた者
3　法務省設置法（平成11年法律第93号）第９条及び第10条に規定された施設並びにこれに類する施設に入所している者については、調査の対象としない。
4　行政機関等の調査により調査対象者が不現住者であることが明らかな場合は、実態調査を省略することができる。
5　第２項第３号から第５号の申出は、不現住申出書（様式第１号）による。
(実態調査の方法)
第3条　村長は、実態調査を実施する必要があると認めた場合は、調査対象者に対して居住実態照会書（様式第２号）又は調査対象者の親族に対して住民実態調査協力依頼書（様式第３号）を発送するとともに、調査対象者の住所地その他居所が確認できる場所等を訪問し、実態調査票（様式第４号）に従い、現地調査を行うものとする。
2　現地調査は、複数の調査員で行わなければならない。
(実態調査の期間及び回数)
第4条　実態調査は、村長が必要を認めた日から開始し、おおむね３箇月以内に完了するものとする。
2　現地調査の回数は、２回以上とする。ただし、１回目の調査又はその後の調査等で不現住者として確認がされた場合は、２回目の現地調査を行わないことができる。
3　２回目の現地調査は、１回目の現地調査から14日以上の期間を空けて行うものとする。
4　第２項に規定する不現住者として確認がされた場合とは、次の各号のいずれかに該当する場合とする。
(1)　届出の住所地に居住すべき家屋がないとき。
(2)　住所として届出のあった病院、福祉施設等から既に退院・退所しているとき。
(3)　届出の住所地に存在する家屋に他の者が居住しており、当該地の居住者から不現住者であることの証言等があるとき。
(4)　届出の住所地に存在する土地、家屋の所有権が異動しており、現在の所有者又は現在の居住者から不現住者であることの証言等があるとき。
(5)　届出の住所地に存在する家屋に居住している痕跡が見られないとき。
(6)　届出の住所地に存在する家屋に調査対象者の家族又は同居人が居住している場合で、当該家族又は同居人から不現住者であることの申出又は証言があり、かつ、近隣の住人から不現住者であることの証言等があるとき。
(7)　届出の住所地以外の場所が実際の住所地と確認されたとき。
(8)　その他村長が明らかに不現住者であると認めたとき。
(調査員)
第5条　調査員は、住民基本台帳事務に従事する職員及び関係課の職員であって、村長から当該実態調査について関係人に対し、質問させ、又は文書の提示を要求する権限を付与された者でなければならない。
2　調査員は、実態調査の実施に当たっては、住民票記載事項調査員証（様式第５号）を携帯し、関係人から請求があったときは、これを提示しなければならない。
(指導及び催告)
第6条　実態調査の結果、不現住者については、住民票異動指導書（様式第６号）により住民票の異動の届出を指導するものとする。ただし、その転出先、転居先又は連絡先が判明しないものについては、これを省略することができる。
2　前項の規定による指導をした日の翌日から起算して14日以内に届出が行われないときは、住民票異動届の催告書（様式第７号）により、期限を付して住民票の異動の届出を催促するものとする。
3　不現住者で病院、福祉施設等に入院・入所していることが判明し、１年以内に退院・退所することが見込まれる場合又は不現住者の住民票の記載内容を適正に修正することができない特別な理由があると認められる場合は、指導又は催告を留保することができる。
(住民票の職権消除等)
第7条　実態調査により不現住者であることを確認したとき又は前条第２項の催告を行っても期限内に届出がないときは、当該不現住者について実態調査報告書（様式第８号）を作成し、職権で住民票の消除等を行うものとする。
(通知)
第8条　政令第12条第４項の規定による通知は、住民票職権消除（修正）通知書（様式第９号）によるものとする。ただし、通知を受けるべき者の住所及び居所が明らかでないときは通知に代えて公示するものとする。
2　村長は、前条の規定により職権消除等を行ったときは、非本籍人について、その本籍地の市区町村長に対し附票記載事項通知書により通知するものとする。
3　村長は、前条の規定により転入の職権取消を行った場合は、その旨を告示するとともに、様式第10－１号により本籍地の市区町村長に、様式第10－２号により前住所地の市区町村長に通知するものとする。
4　行政機関等からの照会又は依頼のあった者について、その処理が完了したときは、行政機関等に対し住民票職権消除（修正）結果通知書（様式第11号）により通知するものとする。
(書類の保存期間)
第9条　実態調査に関する書類の保存期間は、決裁日の属する年度の翌年度から起算して５年間とする。
附　則
この訓令は、公布の日から施行する。
様式第１号(第2条関係)
様式第２号(第3条関係)
様式第4号(第3条関係)
様式第5号(第5条関係)
様式第6号(第6条関係)
様式第7号(第6条関係)
様式第8号(第7条関係)
様式第9号(第8条関係)
様式第10-1号(第8条関係)
様式第10-2号(第8条関係)
様式第11号(第8条関係)